Co do systému teče
Data vznikají tam, kde se pracuje: na schůzkách, v poště, v kalendáři. je sbírá sám, nebo je dostane do jediné předschválené složky.
Nahrávky ze schůzek
Diktafon schůzku nahraje, večer z ní je text.
Nejdůležitější vstup celého systému. Každý večer agent zkontroluje nové nahrávky, stáhne přepisy a rovnou z nich vyrobí zápis: rozhodnutí, úkoly a hlavně sliby („co jsem komu řekla, že pošlu"). Cíl: klient má výstup do 24 hodin.
Pošta, ale ne celá
Jen vlákna s hvězdičkou a pošta od lidí z .
Agent nikdy nečte celý e-mail. Čtecí rozsah je uzavřený: hvězdička u mě znamená „čeká na vyřízení" (dokud ji nesundám já), plus nepřečtená pošta od schválených lidí. Výstupem jsou fronty, připomínky slibů a nachystané odpovědi.
Kalendář
Čte schůzky, hlídá kolize a moji kapacitu.
Z kalendáře agent pozná, co se chystá i co proběhlo: připomene podklady před schůzkou, po schůzce čeká přepis. Hlídá, když se schůzky kupí přes rozumnou mez nebo lezou do večerů. Zapisovat smí jen bloky s označením [NÁVRH], a nikdy nesmí nikoho pozvat.
Složka „zpracuj sám"
Co sem vložím, agent zařadí bez ptaní.
Jediné místo, kde platí „zpracuj a zařaď bez ptaní". Články, poznámky, podklady od klientů. Ostatní AI pomocníci (třeba ten v telefonu) smí do systému přispívat výhradně tudy: jeden poznatek, jeden soubor.
Stažené soubory
Denní pohled: co přibylo a kam by to patřilo.
Moje přiznaná slabina: stahuju a netřídím. Agent proto denně jen nahlédne (nic nepřesouvá) a předloží návrh zařazení. Přesun se děje až po mém schválení: report, souhlas, přesun.
Dokumenty a přílohy
PDF a prezentace žijí tady, systém na ně odkazuje.
Znalostní systém drží jen text. Originály (smlouvy, prezentace, podklady) mají jedno kanonické místo na Drivu a stránky na ně odkazují. Agent Drive čte; zapisovat smí jen do jediné předschválené zálohovací složky.
Kdo se o systém stará
Nad složkou běží . Není to chat, který po zavření všechno zapomene: chování mu určují tři soubory, které si načte před každou prací.
Kdo jsi a co je priorita
Role agenta, priorita č. 1, průběh každého sezení.
Základní dokument. Definuje roli („správce znalostí a moje dotahovací křídlo"), prioritu č. 1 (výstupy ze schůzek), postup zpracování nových souborů i to, jak sezení začíná a končí. Když se osvědčí nové pravidlo, doplní se sem: ústava roste ze zkušenosti.
Hodnoty a rozhodování
Silné stránky, vize, slabiny, kritéria „vzít / nevzít".
Aby agent radil dobře, musí vědět, komu radí. Sepsala jsem hodnoty, vizi na dva tři roky i slabiny („láká mě všechno a kývám"). Když řeším novou zakázku, agent drží stranu mé vize, ne momentálního nadšení, a připomene cenu, kterou by „ano" stálo.
Mantinely: co nesmí
12 bezpečnostních pravidel nad jakýmkoliv úkolem.
Kam smí zapisovat, že nikdy nic nemaže, že poštu jen chystá, že citlivá čísla neopouštějí počítač. Když se úkol dostane do konfliktu s pravidly, agent se zastaví a zeptá. Důvěra v celý systém stojí právě tady.
: hotové postupy
Ověřený postup = návod, který se dá kdykoliv zavolat.
Zápis ze schůzky, nabídka s cenou, prezentace v mém vizuálu, můj tón psaní, „zlidšťovač" textů… Každý postup je soubor s přesným návodem a šablonami. Pravidlo zní: nejdřív postupy, pak tvorba. Nic se nevymýšlí dvakrát.
Automatické běhy
Ráno přehled · večer zpracování · pátek rekapitulace.
Ráno: co mě dnes čeká, co visí, co je po termínu. Večer: nové přepisy na zápisy, záloha, aktualizace přehledů. Pátek: týdenní ohlédnutí. Každý běh končí zápisem do deníku operací, takže se dá dohledat, co se kdy stalo.
, jeden zdroj pravdy
Obyčejná složka na disku, uvnitř jen . Žádná databáze, žádná závislost na jednom výrobci: kdyby zítra zmizel Claude i Obsidian, texty zůstanou čitelné.
Znalosti po tématech
Stránky o klientech, oborovém know-how, byznysu.
Srdce systému. Každý zdroj se přečte jednou a shrne do stránky vlastními slovy, s odkazem na originál. Největší část: klienti. Každý má stránku s kontextem, historií, úkoly a sliby. Finanční stránky žijí ve zvláštním režimu: jen v počítači, mimo zálohu na internetu.
Co se kdy stalo
Datované záznamy: zápisy, koncepty, reporty.
Časová osa systému. Zápisy ze schůzek, koncepty nabídek a mailů, jednorázové reporty. Pravidlo vrstev: wiki drží živé znalosti bez data v názvu, deník všechno datované. Co je stopa procesu, nepatří mezi znalosti.
Provozní paměť
Deník operací, fronta práce, přehled dne, katalog.
Log je deník toho, co agent udělal. je fronta toho, co se má stát. Dashboard je domovská stránka s úkoly. Díky nim naváže další sezení přesně tam, kde předchozí skončilo.
Zpracované originály
Podklady, na které znalostní stránky odkazují.
Dlouhý text (přepis, článek) se celý čte jen jednou, při zpracování. Dál se pracuje se shrnutím; do originálu se agent vrací jen na výslovnou žádost. Šetří to čas i peníze za AI.
Jak se systém sám zlepšuje
Druhý mozek není projekt, který se jednou dokončí. Je to organismus: každá chyba a každé opakování ho posouvá. Stavěli jsme ho stejně, jako učím klienty navrhovat služby: nejdřív porozumět, pak malý pokus, pak teprve škálovat.
Poučení z chyb
Každá chyba se zapíše a stane se pravidlem.
Když vrátím výstup s připomínkou, agent nejdřív zapíše poučení (co bylo špatně, jaké pravidlo z toho plyne) a teprve pak opravuje. Stejnou chybu nechci vidět dvakrát. Jednou měsíčně se poučení projdou a co se osvědčilo, povýší do ústavy nebo postupů. Vlastně formativní hodnocení, jen pro systém místo pro studenty.
: konec opakování
Třetí opakování ruční práce → návrh na postup.
Agent sleduje, jaké úkoly dělám ručně opakovaně. Když poznám, že dělám podobnou věc potřetí, sám navrhne: postavíme na to postup? Tak vznikl třeba postup na nabídky. Rutina se kus po kuse mění v zapsané know-how.
Nápady nezapadají
Co padne v řeči, jde do fronty s datem a kontextem.
Když v konverzaci padne nápad nebo úkol, který se hned neřeší, agent ho sám zapíše do fronty. Na začátku každého sezení připomene termíny, blokující položky a ležáky starší dvou týdnů.
Hotovo jen s důkazem
Úkol se odškrtne, až když je vidět, že se stal.
Úkol „poslat nabídku" se neodškrtává podle pocitu: agent ověří v odeslané poště, že mail opravdu odešel, a k odškrtnutí připíše datum a odkaz. Odeslané nabídky a follow-upy žijí dál jako „čeká na odpověď": po týdnu ticha vznikne koncept připomínky, po dvou týdnech jde věc mezi rozhodnutí.
Fáze stavby
Od pravidel přes malý pilot k automatizaci.
Nejdřív pravidla a porozumění (inventura všech dat), pak pokus na jedné malé oblasti, pak škálování po tématech, nakonec automatizace. Stejný postup jako u návrhu jakékoliv služby: čtyři fáze, které učím jako Poznávání, Definování, Navrhování a Ověřování.
↻ smyčky se vracejí do zóny 2: poučení mění ústavu a mantinely, opakování rodí nové postupy
Brána: schvaluje člověk. Nic neodchází ven beze mě. Agent připravuje, já rozhoduju: každý mail, každý zápis pro klienta, každá cena. V AI světě se tomu říká , u mě prostě: koncept je návrh, ne akce.
Co ze systému padá
Smysl druhého mozku nejsou uklizené poznámky. Je to rychlost a spolehlivost směrem k lidem, se kterými pracuju.
Zápis pro klienta
Ze schůzky strukturovaný zápis do druhého dne.
Priorita č. 1. Ze schůzky vznikne zápis s rozhodnutími, akčním plánem a vlastníky úkolů; po mém schválení odchází jako dokument do složky klienta. Úzkým hrdlem už není moje večerní energie, jen moje schválení.
Nachystané odpovědi
follow-upů a odpovědí ve správném vlákně.
Agent založí koncept, já přečtu, upravím a odešlu. Tlačítko Odeslat je vždycky moje. Sliby ze schůzek se tak mění v odeslané maily, ne ve výčitky.
Nabídky a dokumenty
Podklady ze znalostí, dokument v mém vizuálu.
Nabídka vzniká nad stránkou klienta: kontext, interní zrcadlo „vzít / nevzít", návrh ceny (rozhoduju já), text mým hlasem. Finální dokumenty žijí na Drivu, systém na ně odkazuje.
Návrhy do kalendáře
Bloky času k potvrzení, nikdy pozvánky za mě.
Když z pošty vyplyne „nacenit do čtvrtka", agent navrhne blok v kalendáři označený [NÁVRH]. Potvrdit, posunout nebo smazat ho můžu jedním pohledem. Pozvat někoho dalšího agent nesmí nikdy.
Přehled dne
Co dnes, co visí, co slíbili ostatní mně.
Domovská stránka: dnešní program s kontextem, úkoly po termínu, sliby klientů (i ty se hlídají), fronta rozhodnutí. Jeden pohled místo pěti aplikací.
Články a newsletter
Delší texty píšeme spolu, po blocích.
Agent je dramaturg a paměť: drží témata, moje doslovné formulace a proces psaní. Text vzniká na společném sezení po blocích, moje věty se nesmí přepisovat do „lepšího" znění a finále vždycky schvaluju a odesílám já.